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Requisitos de la SIC para la actualización de bases de datos

La Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) de Colombia ha dictaminado que cada empresa, tanto del ámbito público como privado, que procese información personal y tenga activos superiores a las 100.000 Unidades de Valor Tributario (UVT), lo que equivale a cerca de 4.979,9 millones de pesos, debe llevar a cabo una actualización anual de la información contenida en sus bases de datos dentro del Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD). Este procedimiento busca asegurar la protección y la correcta gestión de la información personal en todo el territorio nacional.

Tiempo y Proceso de Renovación

La ventana para realizar la actualización anual del RNBD se abre el 2 de enero y concluye el 31 de marzo de cada año. En este periodo, las empresas están obligadas a visitar el sitio web de la SIC, entrar al RNBD y completar la información necesaria respecto a cada base de datos que almacene información personal. Es crucial que las compañías conserven registros completos y actualizados de dichas bases de datos, revisen con regularidad su Política de Tratamiento de Datos Personales y fortalezcan las medidas de seguridad para salvaguardar la información almacenada.

Responsabilidades Adicionales

Junto con la actualización anual, las empresas tienen el deber de:

  • Informe de Incidentes de Seguridad: Si ocurren vulneraciones de datos personales, es necesario notificar a la SIC dentro de los 15 días hábiles posteriores al incidente, lo que ayuda a proteger a la empresa de posibles consecuencias legales.
  • Designación de un Encargado de Protección de Datos Personales: Aunque no es un requerimiento legal, la SIC sugiere que las empresas nombren e inscriban en el RNBD a una persona o departamento encargado de gestionar los reclamos y solicitudes de los titulares de los datos.

Repercusiones del Incumplimiento

Consecuencias del Incumplimiento

Sugerencias para las Empresas

Para prevenir sanciones y asegurar el acatamiento de la normativa, se aconseja a las empresas:

Para evitar sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa, se recomienda a las empresas:

  • Inscribir y Actualizar Oportunamente: Registrar y mantener actualizada la información de las bases de datos en el RNBD dentro de los plazos establecidos.
  • Designar un Oficial de Protección de Datos: Nombrar e inscribir a una persona o área encargada de gestionar los temas relacionados con datos personales.
  • Reportar Incidentes de Seguridad: Informar oportunamente a la SIC sobre cualquier incidente que comprometa la seguridad de la información.
  • Implementar Medidas de Seguridad: Adoptar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger la información personal contra accesos no autorizados, pérdidas o alteraciones.

Cumplir con estas obligaciones no solo evita sanciones, sino que también refuerza la confianza de clientes y usuarios, demostrando el compromiso de la empresa con la protección de datos personales y la transparencia en su manejo.

By Adrian Cruz

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